Об утверждении Положения о порядке учета печатей и штампов №23 от 03.06.2013 г.

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ЧЕЛЯБИНСКАЯ ОБЛАСТЬ

УЙСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН

 

АДМИНИСТРАЦИИ

СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ ПЕТРОПАВЛОВСКОЕ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 22 мая 2013 г.                 №23

 

«Об утверждении Положения о порядке

учета, использования, хранения и уничтожения

печатей и штампов в Администрации сельского

поселения Петропавловское»                                                                                    

                   В целях дальнейшего упорядочения применения гербовой печати, печати с оттиском герба местного значения, штампов Администрации сельского поселения Петропавловское

                                                   ПОСТАНОВЛЯЮ

1. Утвердить Положение о гербовой печати, рабочей печати с оттиском герба местного значения, штампов Администрации сельского поселения Петропавловское согласно приложению N 1.

2. Утвердить перечень документов, на которые ставится гербовая печать Администрации сельского поселения Петропавловское согласно приложению N 3.

3. Утвердить перечень документов, на которые ставиться печать Администрации сельского поселения Петропавловское с оттиском герба местного значения согласно приложения № 4.

4. Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава сельского поселения Петропавловское                                        А.А.Егоров

                                                                                                                               УТВЕРЖДАЮ 
                                                                                                             постановление   N23 от "22" 05. 2013г.

ПОЛОЖЕНИЕ 
О ПОРЯДКЕ УЧЕТА, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ В АДМИНИСТРАЦИИ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ ПЕТРОПАВЛОВСКОЕ УЙСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

                                                   1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке учета, хранения и использования печатей и штампов в администрации сельского поселения Петропавловское(далее - Положение) разработано с учетом Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", Указа Президента РФ от 29.12.2008 г. № 1873 (ред.от 29.04.2009 ) «Об использовании государственного герба Российской Федерации на печатях органов местного самоуправления поселений и муниципальных районов», ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", Постановления Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" а также Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий главами местных администраций поселений и муниципальных районов и специально уполномоченными должностными лицами местного самоуправления поселений и муниципальных районов, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 27.12.2007г № 256, Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом сельского поселения Петропавловское

1.2. Положение устанавливает общие требования по учету, использованию, хранению и уничтожению гербовых печатей администрации сельского поселения Петропавловское, иных печатей и штампов, используемых в делопроизводстве администрации сельского поселения Петропавловское.

Требования, предусмотренные данным Положением, являются обязательными для всех работников администрации сельского поселения Петропавловское.

                               2. Виды печатей и штампов, порядок их изготовления

2.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в администрации сельского поселения Петропавловское применяются печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые печати).

Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение об изготовлении гербовых печатей принимает Глава администрации сельского поселения Петропавловское.

2.2. Гербовая мастичная печать администрации сельского поселения Петропавловское должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 51511-2001.

2.3. Изготовление гербовой печати администрации сельского поселения Петропавловское должно осуществляться полиграфическими или штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензию на изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида продукции на должном качественном уровне.

2.4. Для документационного обеспечения деятельности администрации сельского поселения Петропавловское применяется печать с гербом Уйского района, а при разработке, регистрации печати с гербом поселения применяется печать с символикой сельского поселения Петропавловское .

2.5 . Изготовление дубликата печати допускается только в случае ее утраты или износа по решению администрации сельского поселения Петропавловское.

 

     3. Порядок учета, выдачи (сдачи) печатей (штампов) и обеспечения их сохранности

3.1. Учет, хранение и выдача всех печатей и штампов (кроме штампов бухгалтерии) у специалиста администрации сельского поселения Петропавловское. С этой целью все изготовленные печати и штампы должны изначально поступать специалисту для обязательного их учета и проставления их оттиска в книге учета печатей и штампов (Приложение N 2). Листы книги учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

3.1.1. Специалист учет, хранение, выдачу и уничтожение печатей и штампов осуществляет самостоятельно с соблюдением требований настоящего Положения.

3.2. Для обеспечения надлежащего учета и хранения печатей (штампов), их выдачи бухгалтерии поселения распоряжением Главы сельского поселения Петропавловское назначается ответственное лицо.

3.3. Выдача печатей (штампов) структурным подразделениям и должностным лицам производится под расписку в книге учета печатей и штампов.

3.4. Руководители структурных подразделений своими распоряжениями назначают работников, ответственных за получение, хранение и использование печатей (штампов), устанавливают персональную ответственность этих работников за полученные печати (штампы), а также определяют порядок их хранения и использования, исключающий утрату и нарушение в использовании. Копии распоряжений представляются в ОК.

3.5. Временная передача печатей и штампов от одного ответственного лица другому внутри структурного подразделения (в связи с убытием в командировку, уходом в отпуск) осуществляется по акту (Приложение N 5). Данный акт утверждается руководителем структурного подразделения.

3.6. При увольнении ответственного лица или переводе на иную должность числящиеся за ним печати (штампы) передаются другому работнику через Управление делами под роспись в книге учета печатей и штампов с соответствующей отметкой в обходном листе увольняемого.

3.7. Передача печатей и штампов посторонним лицам, вынос печатей (штампов) за пределы здания, кроме номерных печатей, не допускается.

3.8. В случае утраты печати (штампа) работники немедленно сообщают об этом руководителю соответствующего структурного подразделения.

По фактам утраты печатей (штампов) или нарушений в их использовании Глава поселения принимает решение.

3.8. Проверка наличия всех печатей и штампов проводится не реже одного раза в год, как правило, комиссией, назначаемой для проверки наличия секретных документов. В состав этой комиссии обязательно включается работник ОК, ответственный за учет и хранение печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте.

3.9. Гербовые печати администрации сельского поселения Петропавловское, закрепленные за должностными лицами, хранятся в их личных сейфах. По окончании рабочего дня сейфы и служебные кабинеты этих должностных лиц опечатываются и в соответствии с установленным порядком сдаются под охрану.

Другие печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах (ящиках).

                                   4. Порядок использования печатей (штампов)

4.1. В администрации сельского поселения Петропавловское используется гербовая печать в одном экземпляре, закрепляется за специалистом администрации сельского поселения Петропавловское и используется для проставления оттиска гербовой печати на следующие нотариальные документы:

• Доверенности;
• Завещания;
• Копии документов;
• Удостоверение подписи на документах;              

4.2. Печать с гербом района используется для проставления оттиска печати на следующие документы:

• доверенности на получение товарно-материальных ценностей;
• поручения (бюджетные, банковские, платежные, на получение денежных средств в банке и т.д.);
• реестры (чеков, бюджетных поручений, перечисления денежных средств, представляемых в банк и учреждения Федерального казначейства и т.д.);
• бухгалтерские и статистические отчеты;
• сметы расходов;
• справки всех видов;
• Распоряжения, постановления, приказы Главы поселения и копии на данные документы;
• Выписки из похозяйственных книг;
• Характеристики на граждан;
• уведомления о бюджетных ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательств;
• путевые листы автомобилей, принадлежащих администрации сельского поселения Петропавловское;
• иные документы, относящиеся к административной, управленческой и финансово-хозяйственной деятельности администрации сельского поселения Петропавловское, в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами действующего законодательства Российской Федерации.

4.3. Мастичные штампы применяются в делопроизводстве для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера.

4.4. При заверении документа гербовой печатью ее оттиск должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

4.5. Применение других печатей и штампов, не указанных в данном Положении, не допускается.

                                    5. Порядок уничтожения печатей и штампов

5.1. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат списанию с учета и уничтожению.

5.2. Отбор и уничтожение печатей и штампов производится комиссией, назначаемой приказом Главы поселения. В состав комиссии назначаются не менее трех человек, один из которых должен быть работник, ответственный за учет печатей и штампов.

5.3. На все отобранные к уничтожению печати и штампы составляется акт (Приложение N 6). Акт, с проставлением оттисков уничтожаемых печатей и штампов, составляет работник, ответственный за учет и хранение печатей и штампов.

5.4. В акте на уничтожение печатей (штампов) исправления не допускаются.

Комиссия проверяет наличие всех печатей (штампов), включенных в акт. При проверке особое внимание членов комиссии должно быть обращено на то, чтобы в числе уничтожаемых печатей (штампов) не могли оказаться какие-либо другие печати (штампы), не включенные в акт, или чтобы не были допущены расхождения между записями в акте, самими печатями (штампами) и записями в книге учета печатей и штампов. По окончании сверки все члены комиссии подписывают акт, а председатель комиссии заверяет своей подписью листы акта. Акт утверждается Главой поселения.

5.5. Печати (штампы), отобранные для уничтожения и включенные в акт, после проверки их комиссией складываются в папку (чемодан) и опечатываются председателем комиссии. Папка (чемодан) хранится до уничтожения в сейфе помещения, которое сдается под охрану.

5.6. Уничтожение печатей и штампов производится после утверждения акта в присутствии всех членов комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте печатей и штампов.

5.7. К месту уничтожения печати (штампы) доставляются в опечатанном виде. Уничтожение мастичных печатей (штампов) производится путем сожжения, а металлических - путем спиливания. Об уничтожении печатей (штампов) все члены комиссии расписываются в акте. Акт регистрируется в журнале учета входящих документов.

5.8. Работник, ответственный за учет печатей (штампов), на основании акта делает отметки об уничтожении в соответствующей книге учета и представляет копию акта в отдел бухгалтерского учета администрации сельского поселения Петропавловское.

5.9. Акты об уничтожении печатей (штампов) хранятся в течение 10 лет в специально заведенных делах Управления делами, а затем уничтожаются в установленном порядке.

     6. Ответственность за утрату печатей (штампов) или нарушение в их использовании

6.1. Неправомерное использование печатей, равно как и использование печатей, не предусмотренных настоящим Положением, при осуществлении юридически значимых действий влечет недействительность документа с оттиском такой печати и ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.

6.2. За нарушение правил хранения печатей (штампов) или их утрату виновное лицо привлекается к дисциплинарной ответственности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение N 1

ОБРАЗЦЫ

МАСТИЧНЫХ ШТАМПОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ в

Администрации сельского поселения Петропавловское

                                                                                                            

 

                                                                                                      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 2                                                                                                                

 

 

 

КНИГА

учета печатей и штампов

-----------------------------------------------------------------------------

| N |Наименование|Кол-во |При каком|Оттиски| Дата и   | Дата и |Отметка об |

|п/п| печатей и |печатей|исходящем|печатей| расписка |расписка|уничтожении|

|   | штампов   |   и   | (вход.) |   и   |   лица,   | лица в | печати   |

|   |           |штампов| номере |штампов|получившего|обратном| (штампа) |

|   |           |       |получены |       | печать   | приеме |           |

|   |           |       |         |       | (штамп) | печати |           |

|   |           |       |         |       |           |(штампа)|           |

|---|------------|-------|---------|-------|-----------|--------|-----------|

| 1 |     2     |   3   |   4   |   5   |     6     |   7   |     8     |

|---|------------|-------|---------|-------|-----------|--------|-----------|

|---|------------|-------|---------|-------|-----------|--------|-----------|

|---|------------|-------|---------|-------|-----------|--------|-----------|

-----------------------------------------------------------------------------

 

 

                                                                                                 Приложение N 3

 

Перечень документов,

заверяемых печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации:

 

1.   Завещания

2.   Доверенности

3. Свидетельствование верности копий документов и выписок из них

4.   Свидетельствование подлинности подписи на документах

                                                                                              Приложение N 4

 

Перечень документов, заверяемых печатью с оттиском герба местного значения:

• доверенности на получение товарно-материальных ценностей;
• поручения (бюджетные, банковские, платежные, на получение денежных средств в банке и т.д.);
• реестры (чеков, бюджетных поручений, перечисления денежных средств, представляемых в банк и учреждения Федерального казначейства и т.д.);
• бухгалтерские и статистические отчеты;
• сметы расходов;
• справки всех видов;
• Распоряжения, постановления, приказы Главы поселения и копии на данные документы;
• Выписки из похозяйственных книг;
• Характеристики на граждан;
• уведомления о бюджетных ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательств;
• путевые листы автомобилей, принадлежащих администрации сельского поселения Петропавловское;
• иные документы, относящиеся к административной, управленческой и финансово-хозяйственной деятельности администрации сельского поселения Петропавловское, в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами действующего законодательства Российской Федерации.

 

 

 

                                                                                                                     Приложение № 5

                                                                                                                  УТВЕРЖДАЮ 
                                                                                 ___________________________________________ 
                                                                                                      (должность руководителя,

                                                                                 ___________________________________________

                                                                                                        (фамилия и инициалы) 
                                                                                                 "_____" _________________20____ г.

 

 

                                                          АКТ

Мы, нижеподписавшиеся_________________________________________________, 
(должность, фамилия и инициалы сдающего и принимающего 
составили настоящий акт в том, что первый сдал, убывая в очередной отпуск, а второй принял следующие печати и штампы: 
1. 
2. 
3.

Всего________________________ печатей и штампов. 
(количество прописью)

Сдал:____________ (__________________________________) 
(подпись) (фамилии и инициалы)

Принял:____________ (__________________________________) 
(подпись) (фамилии и инициалы)

                                                                                              

 

Приложение N 6

                                                                                                                   УТВЕРЖДАЮ 
                                                                                                                 Глава администрации

                                                                                                         сельского поселения Петропавловское
                                                                                                           ___________________ 
                                                                                                        «_____" _____________20____ г.

 

 

                   АКТ о выделении к уничтожению печатей и штампов

Комиссия, назначенная распоряжением Главы администрации сельского поселения Петропавловское от "_____" _________________20____ г. N _____, в составе: ______________________________ произвела отбор 
(должности, фамилии и инициалы председателя и членов комиссии) 
к уничтожению утративших практическое значение и пришедших в негодность следующих печатей и штампов:                          

------------------------------------------------------------------

| N |Регистрационный|Наименование| Оттиск |Количество| Основание |

|п/п| номер печати |   печати   | печати | печатей |   для   |

|   |   (штампа)   | (штампа) |(штампа)|(штампов) |уничтожения|

|---|---------------|------------|--------|----------|-----------|

| 1 |     2       |     3     |   4   |   5     |     6     |

|---|---------------|------------|--------|----------|-----------|

|---|---------------|------------|--------|----------|-----------|

------------------------------------------------------------------

Всего подлежит уничтожению _______________________ (количество прописью) наименований. Записи с учетными данными сверены:

Председатель комиссии
__________________ ______________________ 
(подпись) (фамилия и инициалы)

Члены комиссии 
__________________ ______________________ 
(подпись) (фамилия и инициалы) 
__________________ ______________________ 
(подпись) (фамилия и инициалы)

После утверждения акта перечисленные документы перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем ____________________________ (способ уничтожения) "____" ___________ 20___ г.

Председатель комиссии
__________________ ______________________ 
(подпись) (фамилия и инициалы)

Члены комиссии 
__________________ ______________________ 
(подпись) (фамилия и инициалы) 
__________________ ______________________ 
(подпись) (фамилия и инициалы)

Отметки в книге учета об уничтожении печатей и штампов произвел __________________________________ 
(подпись) (фамилия и инициалы) "____" ___________ 20___ г.